Özlük dosyaları İnsan Kaynaklarının kütüphanesidir. Özlük dosyası süreçlerinin iyi yönetilmemesi bilgi ve kaynak eksikliğine sebep olur ki, bu en çok ta çalışan – işveren ilişkisinin sona erme aşamasında hissedilir. İnsan Kaynakları süreçlerinin doğru yönetilmesi için ilk yapılması gereken Özlük Dosyalarının İş Kanununa uygun olarak oluşturulması, gizlilik esaslarına göre muhafazası ve işten ayrılmalarda arşivlenmesi gerekmektedir.

Özlük dosyasında bulunması gereken ve firmanın belirleyeceği iç talimatlardan oluşan doküman seti bulunmaktadır. İnsan Kaynakları demek, birçok evrak, form ve iç talimatların da yönetilmesi demektir. İnsan Kaynakları Departmanının kullanmakta olduğu, evrak ve form, iş sözleşmesi ve talimatların gözden geçirilmesi, firmanın iç süreçlerinin ihtiyaçlarına göre revize edilmesi ve yasal mevzuatlar çerçevesinde uygun hale getirilmesi son derece önemlidir.